O chamado "caixa estourado" é uma forma mais informal que os profissionais contábeis têm para dizer que uma determinada empresa está com saldo credor na conta Caixa.
Acredito que a resposta acima não acrescentou muito ao nosso entendimento do que seria esse fenômeno e dos seus riscos para a saúde financeira da empresa; permitam que eu me aprofunde um pouco mais no assunto.
A chamada conta Caixa, teoricamente falando, representa as disponibilidades financeiras em posse da empresa, ou seja, representa o dinheiro disponível para a empresa utilizar no dia das suas operações. Esse dinheiro é constituído pela receita obtida com as vendas, empréstimos e financiamentos obtidos pela empresa, aportes de capital dos sócios.
Todos esses ingressos de recursos devem ser contabilizados, mas para fazer isso com segurança o Contador necessita de documentos que comprovem a veracidade daquele registro: as vendas são comprovadas a partir do confronto entre os cupons e notas fiscais emitidos pela empresa e seu ingresso comprovado no extrato bancário, extrato da operadora de cartão, boletim de caixa; os empréstimos tem no contrato e no extrato bancário sua comprovação; os aportes de capital têm são comprovados no contrato social e no extrato da empresa a sua fidedignidade.
Contudo, ainda é uma prática muito difundida, principalmente nas empresas de menor porte, a venda de mercadorias ou prestação de serviços sem a devida emissão do documento fiscal que comprove aquele evento: o comerciante vende a mercadoria e, por ter sido orientado incorretamente de que não é necessário emitir cupom fiscal quando recebe em espécie, deixa de fazer a emissão da nota. No final do dia, ou da semana, junta todo o valor recebido em espécie e deposita na conta bancária da empresa. Ao enviar o extrato bancário, no começo do outro mês, para a contabilidade esta verifica que o total de entradas no banco foi superior ao total de cupons e notas emitidos naquele mês e, por não ter uma contrapartida que referencie corretamente aquele montante, acaba deixando o Caixa da empresa com saldo negativo.
Ah, mas é fácil de resolver isso: é só não mandar o extrato para a contabilidade. Contudo, esse é mais um dos equívocos que assombram as empresas: de que me adianta ocultar para o escritório de contabilidade que estou sonegando (sim, vender sem emitir nota é sonegação) se os saldos bancários são repassados pelos bancos para a Receita Federal através das obrigações acessórias que estes são obrigados a transmitir periodicamente. Ou seja, se esconde de quem poderia te orientar para sanar tal problema da melhor forma possível ao mesmo tempo que se escancara tudo para o leão.
Outra situação muito comum e que está relacionado com essas distorções do saldo do Caixa, é a aquisição de mercadorias para revenda ou para uso no dia a dia das operações sem a emissão de nota fiscal: a empresa adquire um determinado bem e paga o fornecedor sem que este emita o documento fiscal correspondente; ao chegar na contabilidade o extrato este movimento não poder ser contabilizado o que acaba provocando mais distorções no Caixa da empresa.
Como evitar estas distorções do saldo do Caixa? A resposta é mais simples do que parece: todas as vendas devem ser referenciadas por um documento fiscal (nota ou cupom), assim como todas as despesas pagas. Dessa forma é possível a correta contabilização do movimento financeiro da empresa, o que possibilita ao Contador auxiliar o empresário de forma mais proativa na tomada de decisões bem como evitar riscos futuros para a empresa.
Riscos? Sim, riscos ocasionados pelo cruzamento de informações tanto pela Receita Federal do Brasil como pelas secretarias da fazenda estaduais e municipais. Atualmente, o Fisco dispõe de inúmeras ferramentas e fontes de informações que lhe permitem ter uma visão quase em tempo real das operações das empresas, o que torna o trabalho de fiscalização tributária e contábil muito mais ágil e eficaz.
O que pode acontecer a uma empresa, optante pelo Simples Nacional ou MEI, que ao sofrer uma fiscalização do Fisco se comprove a omissão de receitas? A empresa pode ser desenquadrada do regime do Simples Nacional, de forma retroativa aos últimos cinco anos, bem como ser obrigada a recolher os tributos devidos com juros e multa.
Em resumo: sonegar é um erro terrível que as empresas cometem e que têm em si mesmas sua maior vítima.
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