Encerramento do Exercício Contábil: pontos essenciais para um fechamento correto e em conformidade

 

Com a aproximação do final do exercício social, as empresas entram em um dos momentos mais sensíveis do calendário contábil. O correto encerramento das contas não se resume ao cumprimento de formalidades legais, mas representa etapa fundamental para assegurar a fidedignidade das informações contábeis, a conformidade fiscal e o adequado atendimento às obrigações acessórias anuais.

Independentemente do regime tributário adotado — Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real — existem procedimentos essenciais que devem ser observados por todas as empresas.

1. Conciliações contábeis e financeiras

O ponto de partida para um fechamento contábil confiável é a conciliação das contas patrimoniais. Os saldos registrados na contabilidade devem refletir fielmente a realidade financeira da empresa.

• contas bancárias, com confronto entre extratos e razão contábil;
• caixa, evitando saldos negativos indevidos;
• contas a receber e a pagar, verificando valores em aberto;
• tributos a recuperar ou a recolher;
• empréstimos, financiamentos e parcelamentos.

A ausência de conciliações é uma das principais causas de inconsistências identificadas em fiscalizações e auditorias.

2. Revisão de receitas, custos e despesas

É indispensável confirmar se todas as receitas do exercício foram corretamente reconhecidas, observando o regime de competência, bem como se os custos e despesas estão adequadamente classificados.

• omissões ou duplicidades de lançamentos;
• despesas pessoais indevidamente registradas na pessoa jurídica;
• gastos sem documentação fiscal idônea;
• receitas não escrituradas, especialmente em empresas com múltiplas formas de recebimento.

A correta classificação contábil impacta diretamente o resultado do exercício e a apuração dos tributos.

3. Apuração e conferência dos tributos do exercício

O encerramento contábil deve refletir, de forma precisa, os tributos devidos ao longo do ano-calendário. É fundamental verificar se as apurações mensais estão corretas e devidamente registradas.

• compatibilidade entre contabilidade e declarações acessórias;
• correta segregação de receitas no Simples Nacional;
• apuração do IRPJ e da CSLL no Lucro Presumido e no Lucro Real;
• análise de créditos tributários legítimos;
• verificação de contingências fiscais e parcelamentos.

4. Folha de pagamento e encargos trabalhistas

A área trabalhista exige atenção redobrada no fechamento anual. É imprescindível confirmar se todos os eventos foram corretamente processados e declarados.

• salários, férias, 13º salário e rescisões;
• encargos previdenciários e FGTS;
• eventos transmitidos ao eSocial;
• informações declaradas na EFD-Reinf e consolidadas na DCTFWeb.

Inconsistências podem resultar em multas automáticas e pendências no CNPJ da empresa.

5. Controle do ativo imobilizado e depreciações

Empresas que possuem bens devem manter controle adequado do ativo imobilizado. No encerramento do exercício, é necessário:

• revisar a existência física dos bens;
• conferir valores contabilizados;
• calcular e registrar corretamente as depreciações;
• dar baixa em bens obsoletos, alienados ou inutilizados.

6. Provisões, ajustes e contingências

O encerramento do exercício é o momento adequado para o reconhecimento das provisões obrigatórias, tais como:

• férias e respectivos encargos;
• 13º salário;
• provisões para perdas com clientes;
• contingências trabalhistas, cíveis ou tributárias.

A omissão dessas provisões compromete a transparência das demonstrações contábeis.

7. Elaboração das demonstrações contábeis

Após os ajustes finais, devem ser elaboradas as demonstrações contábeis obrigatórias, em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade.

• Balanço Patrimonial;
• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
• Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados;
• Notas explicativas, quando aplicáveis.

8. Obrigações acessórias anuais e cruzamentos fiscais

O fechamento contábil está diretamente relacionado às obrigações acessórias a serem entregues nos meses subsequentes.

• ECD – Escrituração Contábil Digital;
• ECF – Escrituração Contábil Fiscal;
• DEFIS, para empresas optantes pelo Simples Nacional;
• consolidação das informações transmitidas via eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb;
• emissão dos informes de rendimentos para sócios, administradores e empregados.

Importante destacar que a DIRF foi extinta, tendo suas informações incorporadas ao ambiente do eSocial, da EFD-Reinf e da DCTFWeb, o que reforça a necessidade de consistência mensal dos dados.

Considerações finais

O encerramento do exercício contábil não deve ser tratado como mera formalidade. Um fechamento bem executado assegura conformidade fiscal, reduz riscos de autuações e fornece informações confiáveis para a tomada de decisões empresariais.

Antecipar conferências, manter a documentação organizada e contar com acompanhamento contábil qualificado são medidas indispensáveis para iniciar o novo exercício com segurança e previsibilidade.