Simples Nacional 2026: como se preparar, entender os anexos, o Fator R e evitar desenquadramento

 

Um guia claro, didático e estratégico para quem quer manter o negócio organizado e pagar o justo em 2026

O Simples Nacional é o regime mais utilizado pelas micro e pequenas empresas do Brasil. Porém, apesar de ter um nome “simples”, envolve regras que mudam conforme a atividade, o faturamento e, em alguns casos, até a relação entre folha de pagamento e faturamento.

Com 2026 chegando, é essencial revisar com antecedência anexo, CNAE, Fator R, projeção de faturamento, estrutura de despesas e até mesmo o volume de compras, já que tudo isso influencia diretamente na tributação — e pode evitar problemas como aumento inesperado do DAS ou até desenquadramento.

Este guia reúne explicações claras e orientações práticas para você se preparar corretamente.

🧭 1. O que é o Simples Nacional (sem complicação)

O Simples é um regime que unifica vários impostos em uma única guia (DAS). A alíquota depende de:

• Tipo de atividade exercida;
• Faturamento acumulado dos últimos 12 meses (RBT12);
• Anexo de enquadramento;
• Fator R, para algumas atividades de serviços.

A chave para usar o Simples de forma estratégica é entender como esses elementos se relacionam.

📅 2. O que revisar antes de 2026

Para entrar no novo ano com segurança, reveja:

• ✔️ Se o seu RBT12 está mudando de faixa;
• ✔️ Se o seu CNAE está correto e coerente com a atividade;
• ✔️ Se o seu anexo está adequado;
• ✔️ Se sua atividade utiliza ou não o Fator R;
• ✔️ Se o volume de compras x faturamento está dentro de um limite razoável;
• ✔️ Se o volume de despesas x faturamento é compatível com o porte da empresa;
• ✔️ Se existe risco de ultrapassar limites do regime.

Esses pontos evitam erros e ajudam a prever como será sua tributação em 2026.

🔧 3. O Fator R não vale para todas as atividades — e isso muda tudo

O Fator R é um dos pontos mais importantes (e mais mal compreendidos) do Simples. Ele não se aplica a todas as atividades, e é justamente isso que gera erros de planejamento.

O Fator R usa a seguinte relação:

Folha de pagamento (12 meses) ÷ Faturamento (12 meses)

• Se ≥ 28% → empresa tributada no Anexo III (alíquota menor);
• Se < 28% → empresa tributada no Anexo V (alíquota maior).

Porém, essa regra só vale para certas atividades específicas.

🟦 Atividades que utilizam o Fator R (podem ir ao Anexo III ou V)

Em geral, são atividades intelectuais, técnicas ou profissionais. Exemplos:

• Serviços de contabilidade;
• Consultórios médicos e odontológicos;
• Psicologia, fisioterapia e terapias afins;
• Arquitetura e design;
• Engenharia e atividades técnicas;
• Desenvolvimento de software e TI (alguns CNAEs);
• Consultorias em geral;
• Academias de ginástica;
• Auditoria, perícia e análises técnicas;
• Ensino, cursos e treinamentos;
• Tradução e interpretação;
• Serviços veterinários;
• Laboratórios e serviços de diagnóstico.

Essas atividades podem ser beneficiadas ao permanecer no Anexo III, dependendo da gestão do Fator R.

🟥 Atividades que NÃO usam o Fator R

Nessas atividades, a folha não muda o anexo, e aumentar pró-labore não reduz imposto:

• Construção civil (Anexo IV);
• Limpeza, vigilância e conservação (Anexo IV);
• Representação comercial (Anexo V fixo);
• Advocacia (Anexo IV);
• Transporte de cargas ou passageiros;
• Manutenção e reparos em geral;
• Salões de beleza (Anexo III fixo).

Para esses casos, o Fator R não interfere diretamente no planejamento.

🎯 Por que isso importa para 2026?

Porque muitas empresas:

• aumentam folha sem necessidade;
• acreditam que podem mudar de anexo quando, na prática, não podem;
• não acompanham a relação folha/faturamento;
• acabam pagando alíquotas maiores por falta de planejamento mensal.

Entender se o Fator R se aplica ao seu CNAE é uma das decisões mais estratégicas no Simples.

🧮 4. A alíquota do Simples não é a da tabela

A tabela mostra a alíquota nominal, mas o valor real é a alíquota efetiva, calculada assim:

(RBT12 × alíquota nominal – parcela a deduzir) ÷ RBT12

Ou seja, duas empresas no mesmo anexo podem pagar valores diferentes.

É fundamental calcular a alíquota efetiva para projetar quanto será pago em 2026.

⚠️ 5. Limite de compras x faturamento: risco real de desenquadramento

Muita compra com pouco faturamento acende um alerta na Receita e na Secretaria de Fazenda, principalmente em comércio, indústria e revenda.

📌 Regra prática observada na fiscalização

Se o total de compras ultrapassar cerca de 80% do faturamento, isso pode ser interpretado como:

• inconsistência de estoque;
• margem incompatível com o setor;
• emissão de nota fiscal para terceiros;
• risco de fraude;
• e, em casos mais graves, possível desenquadramento do Simples Nacional.

✔️ Para ficar dentro de um padrão seguro

Em muitas atividades de comércio e indústria, é razoável manter as compras entre 50% e 75% do faturamento, sempre com estoques coerentes e comprováveis.

⚠️ 6. Limite de despesas x faturamento: outro motivo de atenção

A Receita também avalia se as despesas declaradas são compatíveis com o porte e o faturamento da empresa.

📌 Regra prática observada pelo Fisco

Quando as despesas ultrapassam algo em torno de 60% a 70% do faturamento, isso pode indicar:

• inconsistência contábil;
• faturamento subdeclarado;
• estrutura incompatível com o regime adotado.

✔️ Para evitar riscos desnecessários

Em muitos casos, é saudável manter as despesas entre 20% e 55% do faturamento, variando de acordo com o setor e o modelo de negócio.

🎯 7. Como se preparar estrategicamente para 2026

Alguns passos práticos podem fazer toda a diferença:

• Projete seu faturamento (RBT12) para prever mudanças de faixa;
• Verifique se sua atividade usa o Fator R e, se usar, acompanhe mensalmente;
• Revise seu pró-labore para manter coerência com a realidade da empresa;
• Analise compras x faturamento e evite ultrapassar percentuais críticos;
• Analise despesas x faturamento e compare com padrões do seu setor;
• Revise seus CNAEs e anexos para não pagar mais imposto por enquadramento equivocado;
• Simule outros regimes (Lucro Presumido ou Lucro Real) sempre que a margem apertar.

📘 Conclusão

Planejar para 2026 é muito mais do que olhar para a tabela do Simples. É entender:

• seu anexo;
• seus CNAEs;
• se o Fator R se aplica à sua atividade;
• sua margem de lucro real;
• seu volume de compras em relação ao faturamento;
• sua estrutura de despesas;
• seu RBT12, mês a mês.

Com essas informações organizadas, fica muito mais fácil pagar o justo, evitar problemas com o Fisco e entrar em 2026 com segurança e planejamento.